Cuộc họp phân loại AI định kỳ

Ở đâu đó trong công ty bạn có một danh sách các yêu cầu AI không bao giờ được xem xét. Nó đang dài ra. Không ai sở hữu nó. Và mỗi tuần nó lại dài thêm.

Tôi thấy điều này ở khắp nơi. Các đội bắt đầu thử nghiệm AI, và các yêu cầu chất đống — ta có thể tự động hóa báo cáo này không, ta có thể tóm tắt các cuộc gọi này không, ta có thể xây một bot cho việc đó không. Mỗi yêu cầu đến tay một người khác. Mỗi yêu cầu chờ một quyết định không bao giờ đến. Và đống yêu cầu trở thành nghĩa địa nơi việc áp dụng AI đi đến chỗ chết.

Cách khắc phục đơn giản đến mức ngượng ngùng: một cuộc họp định kỳ. Ba mươi phút, hàng tuần, mỗi lần một mục tiêu và một quyết định.

Vì sao yêu cầu bị đình trệ khi thiếu nó

Yêu cầu không bị đình trệ vì người ta lười biếng. Chúng đình trệ vì thiếu cơ chế. Người nhận yêu cầu AI không có thẩm quyền phê duyệt, không có dòng ngân sách để tài trợ, và không có quy trình rõ ràng cho việc "có" nghĩa là gì. Vậy nên họ làm điều tự nhiên: không gì cả. Và "không gì cả" chính là thứ giết chết sáng kiến.

Bản thân yêu cầu chính là nút thắt cổ chai. Mỗi thử nghiệm không nhận được quyết định là một tín hiệu mà tổ chức thu thập nhưng không xử lý. Cuộc họp định kỳ chính là đường ống xử lý.

Cuộc họp phân loại tồn tại vì một lý do duy nhất: mỗi yêu cầu AI đều nhận được quyết định trong ba mươi phút, hoặc nhận được quyết định ngay tại chỗ.

Chương trình nghị sự: ba câu hỏi, một quyết định

Cuộc họp diễn ra ba mươi phút, mỗi tuần một lần, và luôn vận hành theo cùng một cách. Đi qua danh sách. Với mỗi yêu cầu, ba câu hỏi.

Nó có giải quyết một vấn đề thực sự không? Không phải một vấn đề ngầu — mà là một vấn đề thật. Yêu cầu này có gắn với một chi phí, một thời gian chu kỳ, hay một nỗi đau thực sự của khách hàng không? Hầu hết các yêu cầu chết ở đây, và điều đó ổn. Chết nhanh chính là mục đích. Một yêu cầu chết sau ba mươi giây đánh giá trung thực là một yêu cầu sẽ không ngốn hết quý của một đội.

Ta có thể làm điều đó với những gì đang có không? Đây là lúc phạm vi trở nên thực tế. Yêu cầu nghe có vẻ to lớn — "tự động hóa toàn bộ quy trình báo cáo của chúng ta" — trở thành bước đầu tiên: "tự động hóa báo cáo khối lượng ngày thứ Hai." Hầu như mọi yêu cầu đều có một bản v1 đủ nhỏ để xuất xưởng trong hai tuần với các công cụ sẵn có. Câu hỏi buộc bản v1 đó hiện ra.

Ai sở hữu nó? Đây là quyết định mà cả cuộc họp tồn tại vì nó. Một yêu cầu không có người sở hữu chỉ là một điều ước. Một yêu cầu có người sở hữu mới là một dự án. Người sở hữu không nhất thiết phải là kỹ sư. Người sở hữu là người cảm nhận nỗi đau, bởi họ là người sẽ biết liệu cách sửa có thực sự sửa được không.

Ba câu hỏi, mỗi yêu cầu một câu trả lời: loại bỏ nó, bắt đầu nó, hoặc tạm hoãn nó với một ngày cụ thể.

Ai có mặt trong phòng

Cuộc họp chỉ hiệu quả khi những người có thẩm quyền có mặt. Bạn cần ba ghế. Một người có thể nói không với phạm vi — một quản lý hoặc trưởng nhóm. Một người có thể nói có với công sức — người sẽ làm hoặc thúc đẩy việc hoàn thành. Và một người có thể nói có với ngân sách, dù chỉ là một cái có nhỏ. Nếu cuộc họp không thể phê duyệt một thử nghiệm hai tuần và một trăm đô la, thì nó không phải cuộc họp ra quyết định. Nó là một nhóm thảo luận, và bạn đã có đủ loại đó rồi.

Giữ nó gọn gàng. Ba mươi phút, dừng cứng. Cuộc họp nên hơi khó chịu vì tính hiệu quả của nó. Ở đây diễn ra các quyết định, không phải trò chuyện.

Điều gì thay đổi sau ba tháng

Cho nó chín mươi ngày và xem điều gì xảy ra với đống yêu cầu.

Các yêu cầu ngừng chết trong im lặng — chúng bị loại bỏ công khai, nhanh chóng, kèm lý do. Đó là một cải thiện thực sự, bởi một đội được bảo "không, vì nó không giải quyết vấn đề thực" sẽ tiếp tục tiến lên. Một đội bị bỏ mặc trong im lặng sẽ ngừng đề xuất.

Những chiến thắng nhỏ bắt đầu được xuất xưởng. Một bản v1 hai tuần ở đây, một bản v1 hai tuần ở kia. Không bản nào ấn tượng nếu đứng riêng. Gộp lại, chúng là sự khác biệt giữa một tổ chức nói về AI và một tổ chức đang dùng AI.

Và mô hình xuất hiện. Sau vài tháng bạn sẽ thấy các yêu cầu tụ lại — cùng một nhiệm vụ liên tục xuất hiện từ các đội khác nhau. Đó chính là lộ trình của bạn. Chỗ tụ lại đó là nơi bạn nên xây dựng tử tế, bởi đó là nhu cầu bạn đã đo lường được thay vì đoán mò.

Phần không ai viết vào chương trình nghị sự

Cuộc họp còn có một nhiệm vụ thứ hai không bao giờ xuất hiện trong chương trình nghị sự: nó cho tổ chức biết rằng các yêu cầu AI được coi trọng. Khi một đội thấy ý tưởng của mình nhận được một quyết định thực sự trong một cuộc họp thực sự với một người sở hữu thực sự, họ sẽ mang ý tưởng tiếp theo tới. Khi họ thấy các yêu cầu biến mất trong im lặng, họ sẽ dừng lại.

Việc áp dụng là một vòng lặp, và vòng lặp cần một nhịp đập. Cuộc họp định kỳ chính là nhịp đập. Ba mươi phút, ba câu hỏi, một quyết định, mỗi tuần, không ngoại lệ.

Đống yêu cầu không nhất thiết phải là nghĩa địa. Nó chỉ cần một trọng tài. Hãy bắt đầu cuộc họp. Loại bỏ nhanh, khởi đầu nhỏ, chỉ định người sở hữu, và để mô hình mách bạn nơi cần xây dựng tiếp theo. Đó là toàn bộ hệ thống.

Nghĩ rằng lập luận này phù hợp với sự kiện của bạn? Hãy kể cho tôi về khán phòng — lịch trình có chọn lọc.