Làm việc từ xa: Lời khuyên cho lãnh đạo và nhóm không thường làm việc từ xa (và cả những người đã quen)

---

Trái với suy nghĩ thông thường, làm việc với một đội hoàn toàn từ xa, dù chỉ trong ngắn hạn, sẽ là sự điều chỉnh khó khăn nhất đối với các nhà quản lý và lãnh đạo. Tôi viết điều này trong đại dịch COVID-19, hy vọng đưa ra một số lời khuyên và ý tưởng cho các đội và lãnh đạo không 'quen' với kiểu làm việc từ xa này, và hy vọng giúp nó tốt hơn cho nhiều người đột nhiên thấy mình làm việc tại nhà mà một tuần trước còn chưa từng nghĩ đến... và họ không biết phải làm gì và mong đợi điều gì.

Trước tiên, đừng tự làm mình căng thẳng. Công việc sẽ tiếp tục, chỉ là nó sẽ hơi khác đi trong một thời gian. Liệu nó có giúp thay đổi quan điểm của giới doanh nghiệp Mỹ về làm việc từ xa không? Có thể. Rất có thể là có, ít nhất một chút. Nhưng tất cả chúng ta đều phải khiến nó hiệu quả ngay bây giờ, và chứng minh nó hoạt động tốt trước. Thật không may, chúng ta rơi vào tình huống từ xa và cần cho thấy nó hiệu quả... mà không có nhiều kế hoạch. Đội của bạn đột ngột triển khai kế hoạch BC/DR (Business Continuity and Disaster Recovery) cho làm việc từ xa và họ đang nỗ lực thực hiện, nhưng VPN và các biện pháp kiểm soát đôi khi cần thời gian. Hãy kiên nhẫn với họ. HẦU HẾT các công ty chưa từng kiểm thử phần này của kế hoạch BC/DR - nên tin nóng đây, nó cũng mới với họ.

Được rồi, giờ đến phần cốt lõi của điều tôi muốn nói:

Hãy nhìn kịch bản từ một góc nhìn khác: Văn hóa chảy từ trên xuống. Hy vọng bạn có một nhà lãnh đạo tuyệt vời, và văn hóa văn phòng của bạn tuyệt vời đến mức bạn nóng lòng muốn quay lại. Trong khi làm việc tại nhà (hoặc từ xa nếu bạn không ở nhà) có thể hy vọng giúp ích cho xã hội và làm chậm sự lây lan của virus, giảm tải cho bệnh viện v.v. (xin gửi lời khen ngợi lớn tới các nhân viên y tế đang làm thêm giờ hoặc sắp làm), thì hoạt động làm việc từ xa mới SẼ khuếch đại những phần tệ nhất trong văn hóa công ty bạn. CoronaVirus là gánh nặng cho doanh nghiệp, nhưng theo thời gian nó sẽ qua đi. Ký ức về cách bạn đối xử với đội ngũ của mình thì không. Văn hóa rất quan trọng. Hiện tại nó khó hơn một chút, nhưng không phải không thể, và NÓ XỨNG ĐÁNG VỚI NỖ LỰC, vì vậy hãy làm mọi điều có thể để giúp nó tiếp tục trong các tình huống hiện tại.

LỜI KHUYÊN để lãnh đạo đội từ xa

Đây không phải là kỳ nghỉ. Đội của bạn căng thẳng lo lắng về việc phải có mặt từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều và bạn cần xua tan điều này CÀNG SỚM CÀNG TỐT. Làm việc từ xa (đặc biệt khi tất cả trường học đều đóng cửa v.v.) mang đến những sự phân tâm mà họ cũng không muốn, và bạn cần nhắc lại rằng điều đó là ổn. Dù điều kiện làm việc tại nhà lý tưởng không bao gồm cả việc chăm sóc con cái, thì điều này sẽ không thể tránh khỏi với một số người trong chúng ta trong giai đoạn này. Nó sẽ kéo một số người rời khỏi laptop để hướng dẫn học trực tuyến, can ngăn các cuộc cãi vã, và đưa bọn trẻ ra ngoài chơi để mọi người không phát điên ở nhà trong khoảng 9-5. Chỉ là điều cần lưu tâm. Các lãnh đạo cần ghi nhớ điều này nhiều như chính đội ngũ của họ.

Dù các công ty lo lắng về việc duy trì hoạt động và năng suất, v.v., thì mọi người thường làm việc nhiều hơn 9-5 để cố trấn an mối lo của quản lý. Điều đó không khiến công việc trở nên chất lượng. Hãy khuyến khích đội của bạn giao tiếp nhiều hơn, điều chỉnh giờ giấc một chút cho dễ dàng, cho họ chút linh hoạt. Hãy ưu tiên chất lượng thời gian làm việc thay vì sự thuận tiện cho chính bạn với tư cách lãnh đạo.

Mỗi người sẽ có lịch trình và sự phân tâm cá nhân hơi khác nhau. Hãy cố chọn một khoảng thời gian 'Toàn quyền truy cập' để mọi người có thể dễ dàng cộng tác. Nếu bạn đã có 'Town Hall' hoặc 'Cuộc họp nhóm' hàng tuần, hãy cố giữ nguyên thời điểm đó. Giữ nguyên các thói quen và quy trình trước đây là tốt. Thậm chí rất được khuyến khích. Nếu bạn chưa có các cuộc họp hàng tuần với đội của mình... Hãy bắt đầu. Ngay hôm nay.

Nếu bạn CHƯA có các cuộc gọi HÀNG NGÀY CÓ VIDEO... HÃY BẮT ĐẦU NGAY. Đội của bạn cần sự tương tác giữa con người. Nó sẽ xoa dịu mối lo của bạn, nhắc bạn rằng đội ngũ của bạn được tạo nên từ con người chứ không chỉ là một bot slack. Một số đội sẽ ở trên video Google Hangouts hoặc slack cả ngày, một số chỉ làm một lần mỗi ngày, sẽ có sự khác biệt rất lớn trong việc này. Miễn là có điều gì đó đang diễn ra, hãy hợp tác với họ, tin tưởng họ. Bạn nên có cuộc gọi VIDEO với các trưởng nhóm, và các trưởng nhóm với đội của họ. Hãy chọn cuộc gọi video bất cứ khi nào có thể trong mọi cuộc trò chuyện nhóm.

Các nhà quản lý cần tự nhắc rằng đội của bạn đang làm việc theo danh sách nhiệm vụ, và những 'check-in' từ xa mới của bạn (nhiều người gọi đây là quấy rầy hoặc quản lý vi mô) có thể khiến họ rời khỏi nhiệm vụ. Khi bạn là nhân viên từ xa, các nhiệm vụ đến từ quản lý mà ít suy nghĩ có thể trông có vẻ khẩn cấp, trong khi thực ra không phải. Các nhà quản lý cần ý thức điều này và giao tiếp tốt.

Nếu bạn chưa nhận ra điều này, thì mọi thứ bạn gõ trong một hệ thống chat phi nhân diện (như Slack hoặc Microsoft Teams) đều KHÔNG truyền tải được giọng điệu của bạn, nên nó LUÔN tỏ ra gay gắt hơn ý định của bạn. Hãy giao tiếp quá mức bằng lòng biết ơn, và bỏ đi thái độ.

Hãy nỗ lực đặt ra kỳ vọng và thời hạn của bạn. Nếu bạn truyền đạt rõ ràng thế nào là thành công và thời hạn là gì, làm việc tại nhà không phải là vấn đề, bạn thậm chí có thể thấy nó là lợi thế để đạt mục tiêu. CÁC LÃNH ĐẠO PHẢI NỖ LỰC HƠN TRONG VIỆC NÀY.

Một số bạn hoàn toàn không biết cách làm việc trong tình huống như thế này. Để tôi đưa ra một bản tóm tắt siêu ngắn về cách làm việc kiểu agile/scrum cho các đội, có thể giúp bạn bắt đầu. Đặt mục tiêu HÀNG TUẦN cho đội của bạn. Truyền đạt chúng trong một cuộc trò chuyện video sáng thứ Hai (đừng làm lúc 8 giờ, mà khoảng 9 giờ - tất cả chúng ta đều cần thời gian uống cà phê và xử lý email) cho các trưởng nhóm. Sau đó họ sẽ lấy mục tiêu của bạn, làm lại để biến chúng thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, và có một cuộc trò chuyện video nhóm nhỏ hơn (chẳng hạn 11 giờ) với đội của họ. Cứ để họ làm. Mỗi ngày, thực hiện một 'standup video' 15 phút với các trưởng nhóm, và để họ thực hiện một 'standup video' 15 phút với đội của họ để giữ mọi thứ đi đúng hướng. Hãy nhớ, mục tiêu của bạn là trở thành chiếc Xe ủi tuyết của họ. Tìm ra những trở ngại hoặc vấn đề của họ trong ngày hoặc tuần đó và ủi bay vấn đề đó ra khỏi đường đi để họ có thể tiếp tục làm việc. Được rồi, tôi biết điều đó đã bị đơn giản hóa quá mức. Nhưng có một sự thật mà chúng ta cần được nhắc: chúng ta không lơ lửng bên bàn làm việc của họ ở văn phòng, nên chúng ta cũng không cần làm thế khi ở xa (và dù sao cũng không thể và không nên).

Nói ngắn gọn (tôi biết, điều đó khó với tôi). Mọi thứ sẽ tiếp tục. Văn hóa và công việc sẽ tiếp tục. Bạn SẼ gặp thách thức, và bạn SẼ tìm ra cách. Đội của bạn cũng vậy. Bạn cần tin tưởng họ. Ngay bây giờ. Cuộc sống sẽ trở lại bình thường. Ngay lúc này, bình thường chỉ là khác đi.

Một phần nội dung này được tham khảo từ các bài viết khác, tôi không đăng lại bất cứ điều gì để vi phạm hay ăn cắp, mà thấy cần phải mở rộng chúng, diễn đạt lại cho phù hợp với suy nghĩ của mình, và nhắc nhở bản thân về những điều tôi cần làm... Ngay bây giờ.

Nghĩ rằng lập luận này phù hợp với sự kiện của bạn? Hãy kể cho tôi về khán phòng — lịch trình có chọn lọc.