Nhóm của bạn đang dùng AI ngầm. Hãy đưa nó vào hoạt động.

Nhóm của bạn đã đang dùng AI rồi. Bạn chỉ không biết họ dùng ở những phần nào.

Ngay lúc này ở đâu đó trong công ty bạn, một trưởng nhóm chăm sóc khách hàng đang mở một tab ChatGPT, dán các khiếu nại vào để soạn phản hồi. Một nhân viên mua hàng đang nhờ công cụ AI tóm tắt điều khoản nhà cung cấp. Một giám sát kho đang dùng nó để viết bàn giao ca. Không thứ gì đi qua IT. Không thứ gì được phê duyệt. Tất cả đều đang diễn ra.

Tôi đã bước vào đủ nhiều hoạt động để biết đây không phải tin đồn. Đó là trạng thái mặc định. Con quỷ đã ra khỏi chai từ ngày một chatbot miễn phí trở nên hữu ích hơn các công cụ nội bộ mà chúng ta mất nhiều năm xây dựng. Và điều tệ nhất chúng ta có thể làm là giả vờ nó không xảy ra.

Bản năng cấm đoán nó là sai lầm

Phản ứng tự nhiên là kiểm soát. Chặn các trang web, khóa các điểm cuối, viết chính sách cấm AI không được phê duyệt và thực thi. Tôi hiểu sự thôi thúc đó. Công cụ không được đánh giá nghĩa là dữ liệu bạn không nhìn thấy, prompt bạn không thể kiểm toán, và các nhà cung cấp bạn chưa từng ký hợp đồng. Từ góc độ an ninh, AI ngầm là cơn ác mộng.

Nhưng đây là điều cách tiếp cận "thực thi trước" thực sự gây ra: nó đẩy hành vi xuống ngầm. Không ai ngừng dùng AI chỉ vì bạn chặn một URL. Họ dùng điện thoại cá nhân. Họ dùng laptop ở nhà. Họ dùng bản miễn phí với email cá nhân, nghĩa là dữ liệu của bạn — tên khách hàng, giá cả, quy trình nội bộ — giờ nằm trong một hệ thống mà bạn không có chút khả năng nhìn thấy hay bảo vệ nào.

Lệnh cấm không ngăn được hành vi. Nó chỉ chặn khả năng nhìn thấy.

Mục tiêu không phải là loại bỏ AI ngầm, mà là kéo nó ra ánh sáng để bạn có thể nhìn thấy, quản trị và học hỏi từ nó.

Kiểm toán: tìm ra nó trước khi sửa nó

Bạn không thể quản trị thứ mình không nhìn thấy, nên bước một là một cuộc kiểm toán kéo dài hai tuần. Không phải săn phù thủy. Mà là kiểm toán. Nói với mọi người rằng mục tiêu là hiểu điều gì đang hiệu quả để có thể làm nó an toàn và sẵn sàng — bởi đó là sự thật.

Hãy tìm các tín hiệu. Văn phong do AI tạo ra trong email khách hàng. Các công cụ mới xuất hiện trong báo cáo chi phí hay lịch sử trình duyệt. Các đội đột nhiên soạn thảo nhanh một cách bí ẩn. Hãy hỏi thẳng trong các cuộc họp đội: các bạn đang dùng thứ gì mà chúng tôi không đưa cho? Bạn sẽ nhận được nhiều hơn kỳ vọng, vì hầu hết người dùng AI ngầm không cố giấu nó. Họ tìm thấy công cụ giúp họ làm việc tốt hơn, và không ai cho họ lựa chọn thay thế.

Cuộc kiểm toán có ba đầu ra. Một danh sách các công cụ đang thực sự được dùng. Một danh sách các nhiệm vụ mà người ta dùng chúng để làm. Và một danh sách các khoảng trống — những nhu cầu mà người ta tự giải quyết vì tổ chức không đáp ứng.

Kế hoạch 30 ngày: khơi dòng, đừng tịch thu

Khi đã biết ngoài kia có gì, bạn có ba mươi ngày để chuyển nó từ ngầm sang chính thức. Ba bước đi.

Thứ nhất, phân loại những gì bạn tìm thấy. Một số AI ngầm là lành tính: công cụ tóm tắt, trợ lý ngữ pháp, trợ lý nghiên cứu. Một số có rủi ro: dữ liệu khách hàng trong công cụ không được phê duyệt, tài liệu nhạy cảm trong chat chia sẻ. Một số thực sự đáng giữ: một luồng công việc mà đội bạn phát minh ra và bạn nên thể chế hóa. Phân mọi thứ vào ba nhóm đó và trung thực về cái nào là cái nào.

Thứ hai, cho mọi người một làn đường an toàn. Dựng lên một lựa chọn được phê duyệt bao phủ các nhiệm vụ hàng đầu mà cuộc kiểm toán tìm ra. Nó không cần cầu kỳ. Nó cần sẵn sàng, được thẩm định và rõ ràng tốt hơn lựa chọn ngầm. Nếu đội bạn đang dán khiếu nại khách hàng vào một chatbot miễn phí, cách sửa không phải là chính sách, mà là một công cụ được phê duyệt có cùng năng lực và có thỏa thuận dữ liệu đằng sau. Người ta không dùng AI ngầm vì nổi loạn. Họ dùng vì nó hiệu quả. Lựa chọn được phê duyệt của bạn phải hiệu quả ít nhất bằng vậy.

Thứ ba, đưa các phát hiện hữu ích vào nội bộ. Luồng công việc mà giám sát kho của bạn phát minh ra — thứ tiết kiệm một giờ mỗi ngày — đó không phải vi phạm, mà là một khám phá. Ghi chép nó, kiểm thử nó, và nếu nó vững vàng, triển khai cho mọi người và cho đội biết nó đến từ đâu. Sự ghi nhận rất quan trọng ở đây. Những người tìm ra các công cụ này là những người áp dụng sớm của bạn, và người áp dụng sớm chính là cách AI thực sự lan tỏa trong một tổ chức.

Ánh sáng cho bạn thấy điều gì

Điều hữu ích nhất mà cuộc kiểm toán mang lại không phải là danh sách vi phạm, mà là bản đồ nhu cầu. AI ngầm là tín hiệu cho thấy tổ chức của bạn muốn chuyển động nhanh hơn mức quy trình cho phép. Mỗi công cụ đội bạn tự tìm ra là một yêu cầu tính năng mà bạn chưa từng nhận được. Mỗi luồng công việc họ ứng biến là một cải tiến quy trình mà bạn chưa từng cấp kinh phí.

Đó là một món quà. Nó cho bạn biết chính xác giá trị AI thực sự trong doanh nghiệp nằm ở đâu, vì những người làm việc đã tìm ra nó rồi. Công việc của bạn không phải là dập tắt nó, mà là làm nó an toàn, chính thức hóa nó, và nhận công lao — rồi trao trả lại cho họ.

Các đội chiến thắng trong chuyển đổi AI không phải là những đội có chính sách nghiêm ngặt nhất. Họ là những đội tìm ra điều nhân viên đã đang làm và xây dựng giàn giáo xung quanh nó.

Kiểm toán nó. Phân loại nó. Cho nó một làn đường an toàn. Và để những người tìm ra nó dạy cho phần còn lại của công ty.

Nghĩ rằng lập luận này phù hợp với sự kiện của bạn? Hãy kể cho tôi về khán phòng — lịch trình có chọn lọc.